Hace algunos meses (lo que significa no se hace cuantos) hablaba con un ejecutivo de cuenta respecto a un proyecto que tenía esperando en fila en un momento en particular en que el departamento de producción (todo) estaba atiborrado de trabajo en un proyecto que estaba en etapa de entrega. Me decía que debido a que yo tenía el conocimiento técnico que ese proyecto necesitaba, el gerente de cuentas me enviaba ese pedazo de trabajo (que no era gran cosa en términos de tiempo) para que yo lo desarrollara. Me negué explicando que si el proyecto estaba requiriendo un recurso, la forma correcta de llenarlo era contratándolo y dejar constancia en la bitácora de proyecto de esa acción para que pudiera luego ser tenido en cuenta en las sesiones de post-mortem de proyecto.
Este tipo de situaciones, muy comunes en las medianas organizaciones me recuerda una experiencia que escuché de Paul Levy (presidente y CEO del Beth Israel de Boston y mencionado anteriormente en otro post). Le contaba al salón en tono de charla que él no sabía qué decir en las noches cuando su esposa le preguntaba "¿Qué hiciste?" ya que la respuesta natural era: "Nada. Si estoy haciendo algo es porque alguien en la organización no está haciendo su trabajo" y yo agrego: -o simplemente esa persona no existe-.
Todo trabajo implica recursos.
Todo recurso tiene un costo.
Siempre es posible encontrar un recurso idóneo para el trabajo que se desarrolla a un costo justo (es decir que tenga en cuenta la urgencia, y el nivel del trabajo que hay que desarrollar)
Cuando no se planea, se tienen este tipo de problemas (como cobrar menos de lo que en realidad costará un trabajo buscando luego recursos inferiores a los que el trabajo realmente requiere)
Si los resolvemos de esa manera, es la organización la que sufre:
- porque no estamos teniendo en cuenta los números reales del costo de ese trabajo.
- porque se inyecta ruido en el sistema.
Si se hacen siempre las cosas de esa manera, la vida diaria de todos en la organización será apagar incendios constantemente y hacer cosas para las que no están calificados con el costo lateral de dejar de hacer las cosas para las que sí lo están. Eso afectará la eficiencia de todo el sistema.
La forma de resolver esos vicios organizacionales es estructural, concentrándonos en las personas que sufren del problema y en las costumbres que llevan al problema en lugar de concentrarnos en resolver el problema puntual, lo que nos llevaría a caer en una eterna mecánica casuística que en lugar de resolver los problemas, los profundiza.